Vantaan kaupungin Henkilöstöpalvelut tuottaa yhtenäistettyjä palvelussuhteen elinkaaripalveluja kaupungin toimialoille ja liikelaitoksille. Henkilöstöpalveluissa järjestelmätiimi vastaa henkilöstöhallinnon järjestelmäpalveluista, joihin sisältyy henkilöstötietojärjestelmien, sähköisten palveluiden ja liittymäjärjestelmien pääkäyttäjätehtäviä, kehittämistä ja kouluttamista. Järjestelmätiimin palveluiden ja toiminnan periaatteiden määrittelemiselle ja selkeyttämiselle on todettu olevan tarvetta.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selkeyttää, yhdenmukaistaa ja kehittää järjestelmätiimin tuottamia keskeisimpiä palveluita määrittelemällä ja kuvaamalla toiminnan periaatteet, palvelutarjonta ja prosessit. Samalla pyrittiin tunnistamaan toimintatapoihin liittyviä kehittämistarpeita. Kehittämishanke toteutettiin projektina, jossa järjestelmätiimin tuottamat keskeisimmät palvelut tuotteistettiin laatimalla palveluista palvelukuvaukset ja niihin liittyvistä prosesseista prosessikuvaukset.

Teoreettisessa viitekehyksessä tarkasteltiin palveluiden kehittämistä ja jatkuvaa parantamista, prosessijohtamista, lean-ajattelua, prosessien tunnistamista ja kuvaamista sekä tuotteistamista. Tutkimuksellisena lähestymistapana oli toimintatutkimus ja aineistoa kerättiin laadullisin menetelmin käyttämällä osallistuvan havainnoinnin keinoja sekä teemahaastatteluita.

Kehittämishankkeen aikana järjestelmäpalvelut tuotteistettiin kuvaamalla järjestelmäpalveluiden kokonaisuuden palvelutarjooma sekä laatimalla keskeisimmistä palveluista palvelukuvaukset tuotekortin mallin mukaan ja niihin liittyvistä prosesseista prosessikaaviot. Kuvausten avulla järjestelmäpalvelut tehtiin näkyviksi, mistä on monia hyötyjä sekä asiakkaille että palvelun tuottajalle. Projektin aikana esille tulleet kehittämistarpeet ja -ideat kirjattiin ylös. Palveluiden ja prosessien kuvaamistyö mahdollistaa jatkossa näiden palveluiden ja prosessien kehittämisen ja parantamisen.