Opetus- ja kulttuuriministeriö asetti 29.1.2013 työryhmän laatimaan toimintaohjelman ehdotuksineen menettelytavoista ja keinoista, joilla varmistetaan viranomaiskielen asiallisuus, selkeys ja ymmärrettävyys. Virkakielityöryhmä pyrki avoimeen vuorovaikutukseen ja järjesti julkisen kuulemistilaisuuden sekä teki virkakielen käytännöistä kyselyt kunnille ja valtion viranomaisille sekä kyselyn viranomaisten kielenkäytöstä kansalaisille.

Virkakielityöryhmän ehdotusten punaisena lankana on se, että selkeä, ymmärrettävä ja asiallinen kielenkäyttö julkishallinnossa on demokraattisen yhteiskunnan olennainen osa. Tavoitteena on, että tämä hallintolain vaatimus toteutuu nykyistä paremmin. Kieli ei ole erillinen saareke, jonka hoidon voi jättää harvoille, vaan virkakielen laadusta ovat vastuussa julkishallinnon korkeimmat päättävät elimet, virastojen johto ja jokainen työntekijä. Tekstien selkeys edellyttää, että virastot arvioivat kielenkäyttöään itse viranomaistyön osana, mutta se edellyttää myös kielen asiantuntijoiden avun käyttämistä, kun tarve on. Selkeä, ymmärrettävä ja asiallinen kielenkäyttö säästää aikaa ja vaivaa, tehostaa viranomaistyötä ja vahvistaa asiakkaiden oikeusturvaa.

Toimintaohjelma sisältää eduskunnalle ja valtioneuvostolle kohdistettuja toimenpide-ehdotuksia siitä, miten toimintatapoja ja rakenteita luodaan sellaisiksi, että viranomaisilla on mahdollisimman hyvät lähtökohdat palvella asiakkaita hyvien tekstien avulla ja hyötyä yhteistyöstä. Ohjelmassa ehdotetaan, että viranomaisten yhteistyötä edistämään perustetaan virkakielivaltuutetun virka nykyresurssien turvin, kootaan hallinnon termipankki ja säädetään paikannimilaki.

Lisäksi ohjelmassa annetaan suosituksia koko julkishallinnon toimenpiteiksi. Ohjelmassa suositellaan, että laaditaan yhteiset menettelyohjeet julkishallinnon nimien, virkanimikkeiden ja termien suunnittelusta sekä ohjeet niiden kieliasusta. Tekstejä vähennetään ja lyhennetään, kootaan julkishallinnon mallitekstien tietokanta sekä kehitetään viranomaisille yhteistä kirjoittamiskoulutusta ja virkakielen laadun arviointia. Lainvalmistelijoille olisi hyvä järjestää lisää kielenkäytön koulutusta ja havainnollistavia ohjeita.

Kolmanneksi toimintaohjelmassa annetaan suosituksia viraston omiksi toimenpiteiksi: virastot nimeävät virkakielivastaavan ja virkakielen kehittämistiimin. Virastot sisällyttävät työprosessien kuvauksiin tekstien laatimista ja kääntämistä koskevat työvaiheet, julkaisevat virkakieliohjeet intranetissään ja selkiyttävät asiointiprosesseja asiakkaille. Lisäksi suositellaan, että virastot huolehtivat tekstintuotantoon tarkoitettujen tietojärjestelmien kyvystä palvella ymmärrettävän tekstin tekemistä ja asiakkaiden mahdollisuudesta henkilökohtaiseen asiointiin.

Neljänneksi annetaan suosituksia oppilaitoksille. Kaikkiin peruskoulun jälkeisiin tutkintoihin olisi hyvä kuulua riittävästi suomen tai ruotsin opintoja, jotta opiskelija hallitsee oman alansa kielenkäytön ja osaa viestiä siitä yleistajuisesti. Lisäksi yliopistojen olisi tarpeen sisällyttää strategisiin dokumentteihinsa linjauksia siitä, miten suomen ja ruotsin kieltä käytetään muiden kielten rinnalla akateemisessa opetuksessa, tutkimuksessa ja hallinnossa. Muun kuin suomen- ja ruotsinkielisille opiskelijoille pitää järjestää kieliopintoja.

Toimintaohjelman liitteenä on kuvaus virkakielityön historiasta ja nykytilasta, muiden maiden virkakielityöstä ja kansainvälisestä nimistönhuollosta. Lisäksi ohjelma tarjoaa sekä virastolle että työntekijälle huoneentaulut avuksi virkakielen parantamiseen.