Tämä selvitys on osa opetusministeriön ja tekijänoikeusjärjestö Kopioston välisten kopiointisopimusten mukaista yhteistä tutkimus- ja selvitystoimintaa. Vuosina 2002–2004 valmistuivat digitaalisen opetuskopioinnin määrää ja laatua mittaavat tutkimukset eri oppilaitossektoreilla. Vuonna 2006 valmistuivat oppilaitosten ja valtionhallinnon tekijänoikeudella suojattujen teosten käyttötarpeita kartoittaneet tutkimukset. (Tekijänoikeudella suojattujen aineistojen käyttötarpeet oppilaitoksissa, Opetusministeriön julkaisuja 2006:12 ja Tekijänoikeudella suojattujen aineistojen käyttö ja käyttötarpeet valtionhallinnon sisäisessä tiedotuksessa, Opetusministeriön julkaisuja 2006:35).

Tekijänoikeuslain nk. sopimuslisenssisäännökset antavat tekijänoikeusjärjestöille mahdollisuuden myöntää kirjastoille, arkistoille ja museoille niiden kokoelmiin sisältyvien teosten käyttölupia laajemminkin kuin vain yksittäisten tekijöiden ja kustantajien puolesta. Selvitys kartoittaa tekijänoikeudella suojattujen teosten käyttötarpeita kirjastoissa, arkistoissa ja museoissa. Tavoitteena on ollut selvittää, millaisia kansalaisia laajasti hyödyttäviä teosten käyttötarpeita näissä laitoksissa on ja minkä laajuista tarve on. Selvityksen tarkoituksena on ollut tuottaa taustatietoa, joka auttaisi mahdollisten lupien suunnittelussa ja suuntaamisessa.

Selvityksessä oli mukana yhteensä 171 kirjastoa, arkistoa ja museota. Selvityksen taustahaastattelut tehtiin vuonna 2005 ja internetkyselyt vuonna 2007. Selvityksen tekohetki sijoittuu ajankohtaan, jolloin kirjastojen, arkistojen ja museoiden toimintaympäristön suuret muutokset olivat alkamassa ja mm. tekijänoikeuslainsäädännön laaja digitaalisen aikakauden uudistus oli käynnissä.

Kirjastoilla, arkistoilla ja museoilla on tekijänoikeuslain ja -asetuksen säännösten mukaisesti mahdollisuus kopioida kokoelma-aineistojaan eri tavoilla säilyttämistä ja säilyvyyden turvaamista varten, teknistä entistämistä ja kunnostamista varten sekä kokoelmien hallinnointia varten. On tilanteita, joissa laitokset haluaisivat parantaa palvelujaan ja esimerkiksi artikkelin paperikopion luovuttamisen sijasta mieluummin lähettäisivät sen sähköpostitse. Jos teoksen käyttö ei ole sallittua mainittujen säännösten nojalla, tarvitaan siihen oikeudenhaltijan lupa.

Raportin ovat kirjoittaneet projektipäälliköt Jenni Joki ja Suvi Oinonen. Selvitysprosessin toteutuksesta ovat suunnittelun ja aineiston keruun osalta vastanneet projektipäälliköt Suvi Oinonen ja Outi Somervuori sekä tutkimusassistentti Riikka Kero. Aineiston tilastollisissa analyyseissa on avustanut tutkimussuunnittelija Juha Koponen. Selvityksen johtoryhmän puheenjohtajana on ollut Jukka Liedes opetusministeriöstä ja jäseninä Jorma Waldén opetusministeriöstä sekä Pekka Rislakki ja Jukka-Pekka Timonen Kopiostosta. Johtoryhmän sihteerinä ovat toimineet Outi Somervuori ja Suvi Oinonen. Selvityskohteen käsitteistön hahmottamiseen on keskeisen panoksen antanut Jukka-Pekka Timonen.